Unificação de pessoas

A unificação de pessoas consolida cadastros duplicados de pessoas físicas ou de pessoas jurídicas. O processo é feito pelo assistente de seis etapas e só é concluído depois que todos os sistemas participantes executam a operação. O mesmo fluxo é usado nos cadastros de endereço, com as particularidades descritas em Unificação de endereços.

Iniciar uma nova unificação

1. No menu, acesse Unificação > Pessoas.
2. Na listagem de operações, clique em + Unificação.
3. O assistente é aberto na etapa Cadastro unificador.

Etapa 1: cadastro unificador

Nesta etapa, o usuário escolhe o cadastro que vai permanecer ativo depois da unificação.

Dica: como escolher o unificador?

Prefira o cadastro mais completo e atualizado entre os duplicados. É ele que continuará ativo e que receberá os vínculos dos demais cadastros.

1. No campo de pesquisa, digite um ou mais dados do cadastro:
   • Nome (ou razão social);
   • Nome fantasia;
   • CPF;
   • CNPJ;
   • Data de nascimento.
2. O usuário pode pesquisar por um único dado ou combinar dois ou mais, por exemplo, nome e CPF. Quando os dados são combinados, a ferramenta retorna apenas os cadastros que atendem a todos eles. A pesquisa por nome desconsidera caracteres especiais.
3. Analise os resultados. Eles são exibidos em ordem alfabética pelo nome e, para cada cadastro, mostram:
   • Nome (razão social) e Nome fantasia;
   • Tipo, Pessoa Física ou Pessoa Jurídica (quando o tipo não foi informado no cadastro, aparece - -);
   • Documento principal, CPF ou CNPJ (quando não há documento, aparece - - -);
   • Endereço;
   • Data de nascimento, para pessoas físicas;
   • a indicação de que o cadastro já é um cadastro unificado, quando for o caso.
4. Para conferir todos os dados de um cadastro antes de escolhê-lo, clique na linha do cadastro. A ferramenta abre a janela Visualizando cadastro.
5. Clique em Selecionar no cadastro que será o unificador.
6. Confira os dados do cadastro selecionado, que permanecem visíveis na tela.
7. Clique em Avançar para seguir para a etapa Cadastros similares.

Regras para o cadastro unificador

A ferramenta só permite avançar quando o cadastro selecionado atende a todas as regras abaixo. Se alguma regra não for atendida, o avanço é bloqueado e uma mensagem informa qual regra impediu a continuidade.

Regra	O que acontece
O cadastro precisa estar ativo	Cadastros inativos não aparecem no resultado da pesquisa.
Pessoa jurídica precisa ter CNPJ informado	Pessoas jurídicas sem CNPJ não podem ser escolhidas como unificadoras.
Pessoa física pode ser unificadora sem CPF	Pessoas físicas sem CPF podem ser selecionadas normalmente, e a unificação segue o mesmo fluxo.
O cadastro não pode participar de outra unificação em andamento	A ação de seleção fica desabilitada e uma mensagem informa que o cadastro já participa de outra unificação em andamento.

Etapa 2: cadastros similares

Nesta etapa, o usuário escolhe os cadastros duplicados que serão incorporados ao unificador. Para isso, é possível usar as recomendações automáticas da ferramenta, fazer pesquisas manuais ou combinar as duas formas.

1. Confira o painel Recomendações para este unificador. Ele lista os cadastros que a ferramenta identificou como possíveis duplicidades, com o percentual de similaridade e a classificação de cada um.
2. Para procurar outros cadastros, use o campo de pesquisa. Os dados aceitos são os mesmos da etapa anterior: Nome, Nome fantasia, CPF, CNPJ e Data de nascimento, isolados ou combinados.
3. Para ver mais dados de um cadastro antes de decidir, clique em Mais informações.
4. Clique em Selecionar em cada cadastro que deve ser unificado. O botão do cadastro passa a exibir Remover, e o contador Ver selecionados é atualizado com a quantidade de cadastros escolhidos.
5. Para conferir a lista completa dos cadastros escolhidos, clique em Ver selecionados. A janela lista os cadastros, com as opções Mais informações e Remover em cada um.
6. Para desfazer uma seleção, clique em Remover, no resultado da pesquisa ou na janela Ver selecionados. O cadastro removido volta a aparecer nas pesquisas e pode ser selecionado novamente.
7. Com ao menos um cadastro selecionado, clique em Avançar para seguir para a etapa Análise de dados.

Atenção

• A ferramenta nunca unifica cadastros automaticamente, mesmo quando a similaridade é de 100%. As recomendações servem para agilizar a busca. Confira os dados de cada cadastro antes de selecioná-lo.

• O painel de recomendações pode vir vazio quando a ferramenta não encontra cadastros semelhantes o suficiente ao unificador. Nesse caso, use a pesquisa manual.

Regras para os cadastros similares

Todas as validações desta etapa usam como base os dados do cadastro unificador escolhido na etapa anterior.

Durante a busca por registros duplicados, o sistema aplica filtros automáticos para garantir a consistência da operação. A primeira regra é a compatibilidade de natureza: a pesquisa exibirá apenas cadastros do mesmo tipo do unificador escolhido, ou seja, pessoas físicas só poderão ser unificadas com outras pessoas físicas, e pessoas jurídicas com pessoas jurídicas. Para organizar a tela e evitar redundâncias, o próprio cadastro unificador é ocultado dos resultados. Além disso, cadastros que já foram adicionados à lista de seleção param de aparecer em novas buscas, impedindo que o mesmo registro seja selecionado duas vezes. Caso o usuário remova um cadastro da seleção, ele voltará a ficar disponível para pesquisa.

Um ponto crucial para a segurança do processo é a validação de identidade. A ferramenta impede a unificação de registros que apresentem documentos divergentes. Se os CPFs ou CNPJs dos cadastros pesquisados forem diferentes do documento do unificador, a opção de seleção ficará desabilitada e o sistema exibirá uma mensagem de alerta explicando o motivo. A seleção só é permitida quando os documentos são idênticos ou quando um dos cadastros não possui a informação preenchida.

Por fim, o sistema bloqueia ações que gerem conflitos operacionais ou de parentesco. Cadastros que possuam relação de dependência ou filiação com o unificador (como pai, mãe, dependentes ou responsáveis legais) não podem ser selecionados, sendo exibida uma mensagem sobre o vínculo impeditivo. Da mesma forma, a seleção fica desabilitada para qualquer cadastro que já esteja envolvido em outra operação de unificação em andamento, garantindo que não haja sobreposição de comandos.

Etapa 3: análise de dados

Ao entrar nesta etapa, a ferramenta envia automaticamente uma solicitação de análise para cada sistema participante habilitado para unificação. Cada sistema responde informando o que possui vinculado aos cadastros selecionados, e a ferramenta consolida as respostas em uma única tela. É o momento de avaliar o impacto da unificação antes de confirmá-la.

Enquanto a resposta não chega, o sistema aparece como Aguardando análise. Quando a resposta chega, o status muda para Análise recebida, e a ferramenta exibe:

• Nome do sistema;
• Nome do cadastro naquele sistema;
• Código de referência do cadastro no sistema;
• Análise, a descrição, feita pelo próprio sistema, do que existe vinculado ao cadastro. Exemplo: "A pessoa possui tributos vencidos vinculados ao cadastro municipal, além de registros de imóveis e terrenos associados em seu nome."

1. Aguarde as respostas dos sistemas. As análises são processadas em segundo plano e aparecem na tela à medida que chegam, em geral, em poucos segundos.
2. Leia a análise de cada sistema e avalie os impactos da unificação.
3. Se as análises indicarem que outro cadastro é mais adequado para permanecer ativo, troque o unificador.
4. Se algum sistema não responder dentro do tempo de espera, siga as orientações em Quando um sistema não responde à análise.
5. Com as análises conferidas, clique em Avançar para seguir para a etapa Revisão.

Alterar o cadastro unificador

1. Na etapa Análise de dados, clique em Definir como unificador no cadastro que deve passar a ser o unificador.
2. A ferramenta abre a janela Confirmando alteração do cadastro unificador, com o comparativo entre o Cadastro atual e o Novo cadastro unificador selecionado.
3. Confira os dados e confirme a troca.

A ferramenta verifica se o novo cadastro atende às mesmas regras da etapa Cadastro unificador. Se atender, ele passa a ser o unificador, e o anterior passa para a lista de cadastros unificados. Se não atender, a opção Definir como unificador fica desabilitada e o motivo é exibido. Por exemplo, para um cadastro inativo, a ferramenta informa: "Cadastros inativos não podem ser definidos como unificador."

Quando um sistema não responde à análise

Cada sistema tem um tempo de espera para enviar a sua análise, definido pelo administrador em Configurações (padrão de 5 minutos). Quando o prazo termina sem a resposta de algum sistema, a ferramenta exibe o aviso "Alguns sistemas não responderam dentro do tempo esperado..." e libera duas opções:

• Reenviar: envia a solicitação novamente apenas para os sistemas pendentes ou com erro; os que já responderam não recebem a solicitação de novo. O tempo de espera recomeça a contar, e a opção Apresentar resultado fica indisponível até o novo prazo terminar ou até receber todas as respostas.
• Apresentar resultado: segue com as análises que já chegaram, sem aguardar os sistemas pendentes.

Voltar para a etapa anterior

1. Na etapa Análise de dados, clique em Voltar.
2. A ferramenta abre a janela Voltar para cadastros similares?, com a mensagem "Ao voltar, será necessário revisar a análise de dados novamente. Deseja continuar?".
3. Clique em Voltar para retornar à etapa Cadastros similares ou em Permanecer para continuar na análise.

Ao avançar novamente, uma nova análise é solicitada aos sistemas.

Etapa 4: revisão

A revisão mostra o comparativo dos cadastros envolvidos antes da confirmação: os dados do cadastro unificador e apenas os cadastros que serão unificados e desativados, lado a lado.

1. Confira o comparativo com atenção.
2. Escolha uma das opções:
   • Confirmar, abre a janela de confirmação da unificação (veja o passo 3);
   • Voltar, retorna à etapa anterior, mantendo todos os dados já informados. Use essa opção se quiser incluir ou remover algum cadastro;
   • Cancelar, descarta a unificação. Veja Cancelar uma unificação.
3. Ao clicar em Confirmar, a ferramenta abre a janela Confirmando unificação. Confirme para iniciar a unificação.

O processo é iniciado uma única vez, mesmo que o botão seja clicado mais de uma vez, e o usuário é levado para as etapas de confirmação e acompanhamento.

Atenção

Ao confirmar, a ferramenta avisa todos os sistemas participantes e, depois que todos confirmarem, os cadastros unificados são desativados e seus vínculos passam para o unificador.

Não é possível remover um cadastro diretamente na etapa Revisão. Para retirar um cadastro da unificação, clique em Voltar até a etapa Cadastros similares e use a opção Remover.

Etapa 5: confirmação

Após o usuário confirmar a unificação, a ferramenta avisa todos os sistemas participantes, informando qual é o cadastro unificador e quais são os cadastros unificados. Nesta etapa, o usuário acompanha a resposta de cada sistema.

1. Acompanhe o status de cada sistema. Todos começam como Aguardando confirmação e passam para Confirmado à medida que respondem.
2. Se algum sistema não responder dentro do tempo máximo de confirmação, o status dele muda para Tempo excedido. Nesse caso, clique em Reenviar. O aviso é enviado novamente apenas para os sistemas com tempo excedido, e o status deles volta para Aguardando confirmação.
3. Quando todos os sistemas estiverem com o status Confirmado, a ferramenta avança o processo automaticamente:
   • vincula os cadastros unificados ao cadastro unificador;
   • desativa os cadastros unificados;
   • altera o status de todos os sistemas para Aguardando execução;
   • avisa os sistemas para executarem a unificação.

Atenção

O processo só avança com a confirmação de todos. Enquanto houver algum sistema com status diferente de Confirmado, o processo não avança para a execução e permanece pendente. Isso garante que a unificação seja aplicada em todos os sistemas, e não apenas em parte deles.

Quando nenhum sistema possui dados vinculados aos cadastros selecionados, a fase de confirmação não é necessária e o processo segue diretamente para a conclusão.

Etapa 6: acompanhamento

Nesta etapa, os sistemas participantes executam a unificação e o usuário acompanha o andamento de cada um. A tela exibe a mensagem "O processo de unificação foi iniciado. Acompanhe o andamento em Unificação > Pessoas." e mostra:

• o resumo da unificação, com os dados do cadastro unificador e a lista dos cadastros unificados e desativados;
• a lista dos sistemas participantes, com o status da operação em cada um;
• o status geral da operação.

Os status são atualizados automaticamente, sem necessidade de recarregar a página.

1. Acompanhe os status. Cada sistema passa de Aguardando execução para Em execução e, ao final, para Concluído.
2. Quando todos os sistemas concluírem, a ferramenta finaliza a consolidação no Cadastro Único, altera o status geral para Concluído.
3. Se algum sistema apresentar falha, siga as orientações em Quando um sistema apresenta erro.

O usuário pode sair da tela a qualquer momento: o processo continua em segundo plano. Para voltar a acompanhá-lo, clique na operação na listagem.

Quando um sistema apresenta erro

Se um sistema informar falha na execução:

• o status desse sistema muda para Com erro, e o motivo do erro é exibido;
• o status geral da operação também passa para Com erro.

Para tentar novamente, clique em Reenviar execução.

Retomar uma unificação interrompida

Se o usuário sair do assistente antes de confirmar a unificação, por exemplo, clicando no caminho de navegação no topo da página, atualizando a página ou fechando a aba, o progresso não é perdido. O processo fica salvo como rascunho na listagem, com a situação Aguardando confirmação e o nome do cadastro escolhido como unificador, e pode ser retomado a partir da etapa em que parou.

1. Acesse a listagem de operações do tipo de cadastro.
2. Localize o processo com a situação Aguardando confirmação. Se preferir, use o filtro Nome com o nome do cadastro escolhido na etapa 1.

Cancelar uma unificação

É possível cancelar a unificação enquanto ela ainda não foi executada pelos sistemas.

1. No assistente, clique em Cancelar.
2. A ferramenta abre a janela Cancelando unificação, com a mensagem "A operação de unificação será descartada. Deseja prosseguir com o cancelamento?".
3. Clique em Confirmar para cancelar a unificação ou em Cancelar para voltar ao assistente sem cancelar.

Após o cancelamento, o usuário retorna à listagem de operações, e o processo passa a ter a situação Cancelado. Os cadastros envolvidos ficam liberados para participar de uma nova unificação.