Apresentação

A Unificação Cadastral é a ferramenta do Cadastro Único que consolida registros duplicados de uma mesma pessoa ou de um mesmo endereço em um único cadastro. A ferramenta mantém os sistemas integrados atualizados, preserva as referências de cada registro e permite desfazer a operação quando necessário.

Com o tempo, é comum que a mesma pessoa seja cadastrada mais de uma vez, por exemplo, uma vez no atendimento do Protocolo e outra no lançamento de um Tributo, com o nome escrito de forma diferente ou sem o documento. O mesmo acontece com endereços: um bairro, um logradouro ou um condomínio pode existir em duplicidade, com pequenas variações de grafia.

Esses registros duplicados causam inconsistência de dados entre os sistemas, retrabalho no atendimento e na manutenção dos cadastros, dificuldade para rastrear o histórico de uma pessoa ou de um endereço e a perda de qualidade na governança dos dados da entidade.

A Unificação Cadastral é o caminho para organizar e centralizar suas informações de forma totalmente controlada. O usuário escolhe qual cadastro vai permanecer (o cadastro unificador), seleciona os registros duplicados que serão incorporados a ele (os cadastros unificados), consulta o que cada sistema integrado tem vinculado a esses registros e só então confirma a operação. A partir daí, a ferramenta coordena a atualização em todos os sistemas participantes e mostra o andamento de cada um em tempo real.

Dica

Uma comparação: a unificação funciona de forma parecida com a opção de mesclar contatos duplicados na agenda do celular, as informações passam a ficar reunidas em um único contato. A diferença é que, aqui, antes da mescla, cada sistema da entidade que usa aquele cadastro é consultado e precisa confirmar que está pronto para a mudança.

O que pode ser unificado

Grupo	Tipos de cadastro
Pessoas	Pessoas físicas e pessoas jurídicas
Endereços	Estados, Municípios, Distritos, Bairros, Loteamentos, Logradouros e Condomínios

Países, Tipos de logradouro e Grupos de logradouros não aparecem pois esses cadastros são bases territoriais mantidas somente para consulta no Cadastro Único: não existe uma tela para cadastrá-los manualmente. Como não há inclusão manual, também não há geração de duplicidades por ação dos usuários, e por isso eles não têm um fluxo de unificação próprio. Essas opções não aparecem no menu nem em Permissões, e links antigos para essas páginas levam à listagem de Pessoas.

As referências a esses cadastros continuam visíveis normalmente, por exemplo, o país de um estado e o tipo e o grupo de um logradouro.

Principais recursos

• Pesquisa de cadastros duplicados, com busca fonética e indicação do percentual de similaridade entre os registros.
• Recomendações automáticas de possíveis duplicidades para o cadastro escolhido como unificador.
• Seleção controlada do cadastro unificador e dos cadastros unificados, com validações automáticas que impedem combinações indevidas.
• Análise de impacto: antes da confirmação, cada sistema integrado informa o que possui vinculado aos cadastros selecionados.
• Execução coordenada da unificação em todos os sistemas participantes.
• Acompanhamento do status da operação em cada sistema.
• Consulta do histórico de unificações.
• Controle de acesso por tipo de cadastro, administrado pela própria entidade.

Perfis de acesso

Perfil	O que faz na ferramenta
Usuário autorizado	Pesquisa duplicidades, realiza unificações nos tipos de cadastro para os quais recebeu permissão e consulta o histórico de operações.
Administrador	Tudo o que o usuário autorizado faz, também concede e remove permissões e define os tempos de espera das respostas dos sistemas integrados.
Equipe de implantação	Habilita os sistemas que participam da unificação na entidade e orienta a configuração inicial.